Algemene voorwaarden

ALGEMENE VOORWAARDEN
K & C Eigendom Management

Vastgesteld op 25 mei 2018 en gedeponeerd bij
de Kamer van Koophandel op 24 december 2019


Deze Algemene Voorwaarden bestaan uit twee delen t.w.

Deel A: Leveringsvoorwaarden van K & C Eigendom Management

Deel B: AVG en Samenwerkingsovereenkomst

Deel A: Algemene Voorwaarden van K&C Eigendom Management B.V. te Nootdorp voor Overeenkomsten tot Beheer ten behoeve van Verenigingen van Eigenaars.

1. Definities
1.1. Algemene Voorwaarden: Deel A van de onderhavige voorwaarden inzake het beheer van Verenigingen van Eigenaars van K&C Eigendom Management B.V..
1.2. Vereniging van Eigenaars(VvE): de Vereniging van Eigenaars in de zin van art 5:124 van het Burgerlijk Wetboek, (hierna te noemen BW).
1.3. Gebouw: de gemeenschappelijke gedeelten en gemeenschappelijke zaken, waaronder ook technische installaties met de daarbij behorende leidingen, infrastructurele onderdelen en buitenruimten.
1.4. Beheerder: De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid K&C Eigendom Management B.V., statutair gevestigd te Nootdorp, die diensten, op het gebied van nader te specificeren VvE beheer aanbiedt aan VvE’s. (hierna te noemen K&C).
1.5. Beheerovereenkomst: Overeenkomst van opdracht tussen K&C en een Vereniging van Eigenaars met betrekking tot ter zake nader overeengekomen functie, taken en werkzaamheden.
1.6. Bestuur: Rechtsgeldige vertegenwoordiger(s) van de Vereniging van Eigenaars voor zover die zijn benoemd op grond van artikel 5.131 BW in de geldende Akte van Splitsing dan wel in de Algemene Ledenvergadering van eigenaars; een bestuur kan op grond van de geldende akte van splitsing uit meerdere bestuurders bestaan.
1.7. Reglement van splitsing: Het Reglement van splitsing van een VVE. Akte van Splitsing: de notariële Akte van Splitsing.
1.8. Vergadering van Eigenaars (Ledenvergadering): Het hoogste beslissingsorgaan van een VvE: de algemene ledenvergadering (hierna te noemen ALV) van Eigenaars van een VvE.


2. Algemene bepalingen
2.1. Toepassing voorwaarden: Deze voorwaarden zijn van toepassing op aanvragen, aanbiedingen, offertes, opdrachten en (beheer)overeenkomsten met betrekking tot het verrichten van beheerdiensten en beheerwerkzaamheden door de Beheerder voor de VvE, voor zover hiervan in de Beheerovereenkomst of aanvullende schriftelijke overeenkomst(en) niet is afgeweken.
2.1.1. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts geldig voor zover zij schriftelijk zijn overeengekomen.
2.1.2. De Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten voor zo ver ter zake geen aanvullende – schriftelijk vastgelegde – afspraken zijn gemaakt.
2.1.3. Indien de VvE eigen voorwaarden hanteert zijn deze niet van toepassing op de Beheerovereenkomst en worden deze Algemene Voorwaarden van toepassing verklaard, tenzij de Beheerder nadrukkelijk schriftelijk akkoord is gegaan met de voorwaarden van de VvE.
2.1.4. Indien de Beheerder schriftelijk akkoord is gegaan met de toepasselijkheid van één of meer afwijkende voorwaarden van de VvE, blijven, deze algemene voorwaarden voor het overige van kracht. Bij eventuele strijdigheid tussen beide algemene voorwaarden prevaleren deze algemene voorwaarden.
2.1.5. Deze voorwaarden zijn ook van toepassing op reeds eerder gesloten en nog te sluiten overeenkomsten. Afwijkingen van deze voorwaarden dienen uitdrukkelijk schriftelijk te worden overeengekomen. Aan dergelijke afwijkingen kunnen geen rechten worden ontleend met betrekking tot later aangegane rechtsverhoudingen.
2.2. Beheerder: Behoudens voor zover zulks uitdrukkelijk anders is overeengekomen treedt de Beheerder slechts op als extern Beheerder voor de VvE en niet als Bestuurder van de VvE in de zin van 5:131 BW. De Beheerder treedt dan slechts op als uitvoerder van het door de Vergadering van Eigenaars vastgestelde beleid van de VvE. De Beheerder draagt geen verantwoordelijkheid voor het door de VvE gevoerde beleid.
2.2.1. De Beheerder treedt eerst tevens op als bestuurder indien hij door de Vergadering van Eigenaars is benoemd en hij deze benoeming schriftelijk heeft aanvaard. Ook indien de Beheerder tevens als Bestuurder optreedt draagt hij geen verantwoordelijkheid voor het door de vergadering van de VvE gevoerde beleid. De Beheerder treedt dan slechts op als uitvoerder van het door de Vergadering van Eigenaars vastgestelde beleid van de VvE en hetgeen gesteld in vigerend reglement van splitsing.

2.3. Offertes: Offertes van de Beheerder zijn vrijblijvend en kosteloos tenzij vooraf anders is overeengekomen. Prijzen worden exclusief btw vermeld.
2.4. Totstandkoming Beheerovereenkomst: een overeenkomst tussen de Beheerder en een VvE komt – op basis van een offerte van de Beheerder - pas tot stand middels een door beide partijen ondertekende Beheerovereenkomst. In de plaats van een door partijen ondertekende Beheerovereenkomst kan het volgende gelden: een rechtsgeldig vergaderbesluit namens de VvE en een schriftelijke opdrachtbevestiging van de Beheerder aan de VvE, binnen 14 dagen na kennisname door de Beheerder van dat vergaderbesluit. De VvE verklaart dat tot het aangaan van een overeenkomst met Beheerder is besloten bij een rechtsgeldig genomen besluit van een daartoe bevoegd orgaan van de VvE.
2.5. Voor werkzaamheden waarvoor naar hun aard en omvang geen overeenkomst wordt opgesteld geldt de factuur tevens als opdrachtbevestiging, welke ook geacht wordt de overeenkomst juist en volledig weer te geven.
2.6. Bij eventuele strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en de voorwaarden van de beheerovereenkomst (takenpakket van de beheerder) dan prevaleren de voorwaarden van de beheerovereenkomst.
2.7. Partijen: De Beheerder dient de overeenkomst in beginsel zelf uit te voeren doch kan naar eigen inzicht en keuze zijn taken en werkzaamheden aan een onder zijn verantwoordelijkheid vallende derde uitbesteden. Daarmede zijn niet bedoeld de namens de VvE ingeschakelde derden.
De bedingen van deze voorwaarden werken mede ten aanzien van de werknemers van de Beheerder en de door de Beheerder ingeschakelde doch onder zijn verantwoordelijkheid en voor hem werkzame derden.
2.8. Plicht: De Beheerder heeft voor gevallen waarin hij van ontbrekende volmacht, nietige of vernietigbare besluitvorming op de hoogte is een waarschuwingsplicht jegens de VvE.
2.8.1. De VvE vrijwaart de Beheerder voor aanspraken van derden uit hoofde van het feit dat gebrekkige besluiten(vorming) dan wel geen of onvoldoende volmacht bestaat behoudens in geval van opzet of grove schuld.
2.8.2. Zo nodig informeert de Beheerder het bestuur indien de aan hem gegeven instructies dan wel aan hem opgedragen werkzaamheden en/of taken in strijd zijn met het Reglement en/of de Wet.
2.9. Persoonsgegevens: De leden en gebruikers van de VvE zijn verplicht - voor zover noodzakelijk voor een juiste uitvoering van de door haar opgedragen werkzaamheden aan de Beheerder – de Beheerder de persoonsgegevens te verstrekken zodat de Beheerder deze kan verwerken met in achtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
2.9.1. De Beheerder verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van zijn taak verkregen vertrouwelijke gegevens ter zake de VvE en de eigenaars en gebruikers van de appartementen (geheimhouding).
2.9.2. In het kader van de wet AVG zijn de Beheerder en (het bestuur van) de VvE gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor het verwerken van de persoonsgegevens van de leden en gebruikers van de VvE. Dit is vastgelegd in Deel B van deze algemene voorwaarden.


3. Administratief Beheer
3.1. Onder diensten met betrekking tot het administratief beheer wordt verstaan:
3.1.1. Het bijwonen en notuleren van één Algemene Ledenvergadering per jaar. Deze vergadering wordt op een werkdag gehouden. Indien de VvE tien appartementsrechten of minder telt, wordt deze vergadering tijdens kantooruren gehouden, behoudens indien hier in de beheerovereenkomst van is afgeweken;
3.1.2. Het verzorgen van de schriftelijke (digitaal of per post) uitnodigingen, daaronder begrepen de agenda voor de Ledenvergadering met de financiële vergaderstukken (balans en winst- en verliesrekening) en eventuele extra vergaderstukken;
3.1.3. Het op verzoek digitaal verstrekken van de notulen van de laatstgehouden ALV.
3.1.4. Het (laten) uitvoeren van werkzaamheden verband houdende met de door de Ledenvergadering genomen besluiten, passend binnen de werkzaamheden van de Beheerovereenkomst;
3.1.5. Het desgewenst eenmaal per jaar, tijdens kantooruren, bijwonen van een bestuursvergadering van de VvE.
3.1.6. Het adviseren over de verzekeringsportefeuille van de VvE en het namens de VvE (doen) afsluiten dan wel beëindigen van verzekeringspolissen bij assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen;
3.1.7. De afhandeling van schadeclaims met assurantietussenpersonen en verzekeringsmaatschappijen tot € 7.500,00 per gebeurtenis;
3.1.8. Het in overleg met het bestuur, al naar gelang de eisen van de verzekeringsmaatschappij, voor rekening van de VvE, laten (her)taxeren van de herbouwwaarde van gebouw. Een kopie van het taxatierapport wordt verstrekt aan de verzekeraar teneinde de verzekerde waarde aan te passen;
3.1.9. Het aanleggen en bijhouden van een register van eigenaars en gebruikers met in achtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
3.1.10. Het namens de VvE begeleiden van eigendomsoverdrachten van appartementsrechten. Voor deze begeleiding zijn zowel koper als verkoper van het appartementsrecht kosten verschuldigd aan de Beheerder. De hoogte van deze kosten staat vermeld in de Beheerovereenkomst.
3.2. Stukken die betrekking hebben op het beheer worden ten minste twee (boek)jaren in papieren dan wel digitale vorm bewaard. De Beheerder is gerechtigd om stukken die ouder zijn ter archivering aan te bieden aan het bestuur of, indien het bestuur de stukken niet in ontvangst wenst te nemen, voor rekening van de VvE in een (externe) archiefruimte op te slaan.
3.3. Additionele administratieve diensten: Onder additionele administratieve diensten worden onder meer verstaan:
3.3.1. Wijzigingen doorgeven aan Kamer van Koophandel
3.3.2. Bijwonen van bestuursvergaderingen
3.3.3. Extra Algemene Ledenvergaderingen
3.3.4. Het maken en verspreiden van een nieuwsbrief.
3.3.5. Afhandeling van schadeclaims van meer dan € 7.500,00 per gebeurtenis of bij stelselmatig terugkerende schadegevallen (meer dan twee schadegevallen per jaar per VvE) bijvoorbeeld wegens vandalisme of lekkages zal een aanvullende vergoeding worden berekend voor de extra werkzaamheden van de Beheerder indien deze niet door de verzekering worden betaald.


4. Financieel Beheer
4.1. De Beheerder stelt de wijze vast waarop de boekhouding wordt ingericht tenzij partijen daarover bij het aangaan van de Beheerovereenkomst schriftelijk andere afspraken hebben gemaakt. Onder diensten met betrekking tot het financieel beheer wordt verstaan:
4.1.1. Het voeren en inzichtelijk maken van een actuele en sluitende grootboekadministratie;
4.1.2. Het openen en beheren van ten name van de VvE staande bankrekening(en) en het verrichten van betalingen. De Beheerder voert in het kader van de Beheerovereenkomst geen vermogensbeheer;
4.1.3. Het voeren van een debiteurenadministratie: het administreren en incasseren van de door de leden aan de VvE verschuldigde ledenbijdrage;
4.1.4. Het signaleren en bewaken van eventueel optredende achterstanden in de betaling van de ledenbijdragen, het aanmanen van debiteuren en indien noodzakelijk het (doen) treffen van rechtsmaatregelen ter zake. Het risico van oninbaarheid van een vordering op een debiteur ligt bij de VvE;
4.1.5. Het voeren van een crediteurenadministratie: het administreren en (eventueel na goedkeuring door het bestuur van de VvE) betalen van de facturen;
4.1.6. Het in overleg met het bestuur vervaardigen van de begroting en het berekenen van de daaruit voortvloeiende ledenbijdragen;
4.1.7. Het in samenspraak met het bestuur tijdig vervaardigen van de jaarrekening, bestaande uit een balans, een exploitatierekening en eventuele specificaties;
4.1.8. Het doen van een voorstel voor de bestemming van het exploitatiesaldo (eventueel verrekenen van het positief dan wel negatief exploitatiesaldo met de betreffende eigenaren of toevoegen/onttrekken aan een nader te bepalen reservefonds.
4.1.9. Het zo nodig bespreken van de jaarrekening met de door de VvE aangestelde kascommissie;
4.2. In geval van onjuiste boekingen, het ontbreken van facturen en andere soortgelijke kleine administratieve vergissingen of gebreken aan zijn zijde, is de Beheerder jegens de VvE verplicht en gerechtigd onmiddellijk na constatering zelf en op zijn kosten voor herstel daarvan zorg te dragen.
De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van bovengenoemde kwesties behoudens in geval van opzet of grove schuld.
4.3. Bij bewaring van de administratie wordt de wettelijke termijn aangehouden (peildatum 2015: 7 jaar). De papieren administratie wordt – indien en voor zover deze elektronisch is vastgelegd in een algemeen aanvaard digitaal formaat zoals “pdf” – vernietigd met in acht neming van algemeen aanvaarde procedures. In afwijking van de vorige zin worden van tot de administratie behorende akten ook de originele - papieren - versies bewaard indien dit van substantieel belang is, tenzij met de VVE anders wordt overeengekomen. De Beheerder draagt, tenzij anders overeengekomen, zorg voor bewaring van de (elektronisch) vastgelegde administratie, alsmede van een back-up van de (eventueel aanwezige) elektronisch vastgelegde administratie. De back-up wordt zodanig bewaard dat verlies van de gegevens redelijkerwijs uitgesloten moet worden geacht.
4.4. Additionele financiële diensten: Onder additionele financiële diensten worden onder meer verstaan:
4.4.1. Afrekening nutsvoorzieningen zoals stookkosten of water per aansluiting
4.4.2. Extra bankpas voor meekijken en/of meetekenen.
4.4.3. Het administreren van eventuele extra bijdragen, zoals huur voor extra parkeerplaatsen of vergoeding elektriciteitsverbruik voor opladen elektrische voertuigen.
5. Technisch Beheer
5.1. Alleen indien dit schriftelijk is overeengekomen treedt de Beheerder niet alleen als Administratief- en Financieel Beheerder maar ook als Technisch Beheerder op.
5.2. Een nadere uitwerking van de dienstverlening vindt plaats in de Beheerovereenkomst.
5.3. De werkzaamheden als Technisch Beheerder houden het begeleiden in van de Bestuurder dan wel degene die binnen de VvE voor het Technisch Beheer verantwoordelijk is. De Beheerder heeft enige technische kennis doch is geen bouwkundig expert. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen behoort het niet tot de taak van de (Technisch) Beheerder om garantieklachten aan te nemen, te behandelen, gebreken op te merken, de ernst daarvan te beoordelen, bij oplevering als deskundige een werk op te nemen of over een werk directie te voeren dan wel anderszins bouwtoezicht te voeren. De (Technisch) Beheerder is dan ook niet aansprakelijk uit hoofde van niet opgemerkte gebreken, fouten in de uitvoering door derden of een gebrekkig toezicht op die derden, behoudens in geval van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van de (Technisch) Beheerder. Werkzaamheden en/of te verlenen diensten voortvloeiend uit (Technisch) Beheer worden uitgevoerd voor rekening en risico van de VvE.
5.4. Additionele technische diensten: Onder additionele technische diensten worden onder meer verstaan.
5.4.1. Het op aanvraag en voor rekening van de VvE (doen) opstellen van een indicatieve meerjaren onderhoudsbegroting (MJOB) op basis van de conditie en de theoretische levensduur van bouwelementen en installaties.
5.4.2. Het op aanvraag en voor rekening van de VvE toetsen en zo nodig aanpassen van de MJOB op basis van een visuele inspectie.
5.4.3. Het (doen) opstellen van een technische omschrijving van planmatige onderhoudswerkzaamheden
5.4.4. Het ter plaatse begeleiden en eventuele schouwen met leveranciers.
5.4.5. Het houden van toezicht op uitgevoerde werkzaamheden door onaangekondigde checks en steekproeven.
5.4.6. Het namens de VvE begeleiden van planmatig onderhoud en de oplevering daarvan.
5.4.7. Het begeleiden van de afhandeling van gebreken die binnen drie maanden na oplevering worden geconstateerd.
5.4.8. Het behandelen van opleverklachten en garantieaanspraken, het aanspreken van de betreffende leveranciers en het eventueel ondersteunen bij juridische procedures.
5.4.9. Het formuleren van een onderzoeksvraag of opdracht of het schrijven van een plan van aanpak.
5.4.10. Het onderzoeken van en adviseren over bouwkundige (installatie)technische en infrastructurele wijzigingen.
5.4.11. Het adviseren over en begeleiden van aanpassingen i.v.m. (gewijzigde) wet- en regelgeving.
5.4.12. Het laten toetsen van installaties en bouwdelen aan wet- en regelgeving in het kader van de zorgplicht van gebouweigenaars.
5.4.13. Het onderzoek naar en advies over energiebesparende maatregelen c.q. verduurzaming
5.4.14. Het voeren van overleg met belanghebbende derden (zoals gemeente en andere gebouweigenaren) over privaatrechtelijke aspecten in relatie tot onderhoudswerkzaamheden (zoals overleg over erfpachtvoorwaarden, gedeeld onderhoud).
5.4.15. Het adviseren van individuele eigenaren en het VvE-bestuur bij wijzigingen in de woning, voor zover dat zaken betreft die de VvE aangaan (verbouwingsaanvragen).
5.4.16. Het leveren, opvragen of (laten) opstellen van (bouw)tekeningen.


6. Uitvoering
6.1. Behoorlijke uitvoering van taken: De Beheerder is gehouden tot een behoorlijke uitvoering van de hem opgedragen taak en dient datgene te doen of na te laten dat in de gegeven omstandigheden in redelijkheid van een deskundig en zorgvuldig handelende Beheerder mag worden verwacht. Hij handelt bij het uitvoeren van zijn taak in overeenstemming met de wet, deze voorwaarden, het Reglement van Splitsing, de Beheerovereenkomst en de besluiten genomen door de vergadering van eigenaars van de VvE.
6.1.1. De Beheerder is gehouden om tijdig en op correcte wijze verleende en verantwoorde aanwijzingen van of namens de vergadering van eigenaars op te volgen, indien betreffende werkzaamheden zijn opgenomen binnen het takenpakket aan de hand waarvan de Beheerder is aangesteld. Dit geldt ook voor werkzaamheden welke aanvullend zijn opgenomen in de Beheerovereenkomst.
6.2. Verantwoordelijkheid: Bij uitvoering van de overeengekomen werkzaamheden door de Beheerder blijven de VvE dan wel het bestuur van de VvE verantwoordelijk voor het beheer en correcte besluitvorming daaromtrent, onverminderd de verantwoordelijkheid van de Beheerder voor een juiste nakoming van zijn verplichtingen uit de gesloten Beheerovereenkomst. De Beheerder legt verantwoording af aan de Vergadering van Eigenaars dan wel aan een door de Vergadering van Eigenaars daartoe aangestelde persoon of personen.
6.3. Treffen van noodvoorzieningen: In geval van calamiteiten of spoedeisende kwesties is de Beheerder bevoegd ook zonder voorafgaande opdracht van de VvE, voor rekening en risico van de VvE noodvoorzieningen uit te (laten) voeren die nodig zijn om de schade voor de VvE zoveel als mogelijk te beperken of de veiligheid zoveel als mogelijk te waarborgen
6.4. Omvang van de werkzaamheden: De Beheerder is niet gehouden meer of andere werkzaamheden ten behoeve van de VvE te verrichten dan die zijn omschreven in zijn Beheerovereenkomst, voor zover van toepassing met de daarbij behorende taakomschrijving(en), tenzij tussen partijen nader schriftelijk overeengekomen is. Indien en zodra de Beheerder een verzoek ontvangt van de VvE met betrekking tot taken die geen onderdeel uitmaken van de bij Beheerovereenkomst overeengekomen taken, zal de Beheerder de verzoeker er direct van op de hoogte stellen dat zij het verzoek om die reden niet in behandeling zal nemen. Desgewenst zal de Beheerder ter zake een aanvullende offerte uitbrengen.
6.5. Termijnen: Door partijen opgegeven termijnen zijn geen fatale termijnen. Elke partij kan de andere partij bij overschrijding schriftelijk een redelijke termijn voor nakoming stellen, welke termijn alsdan als fatale termijn zal gelden.
6.5.1. De met de VvE afgesproken termijnen worden zoveel mogelijk in acht genomen, doch overschrijding daarvan geeft de VvE geen recht op schadevergoeding, opschorting dan wel ontbinding van de overeenkomst, tenzij partijen uitdrukkelijk schriftelijk anders zijn overeengekomen.
6.6. Informatieplicht: Partijen zijn over en weer verplicht tijdig, volledig en op de juiste wijze de gegevens, inlichtingen en bescheiden te verschaffen, die nodig zijn voor de behoorlijke uitvoering van het beheer. Indien (het bestuur van) de VvE de benodigde gegevens niet tijdig aan de Beheerder verstrekt, heeft Beheerder het recht de uitvoering van de overeenkomst (gedeeltelijk) op te schorten, onverminderd zijn recht om de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten volgens de tussen partijen gebruikelijke tarieven in rekening te brengen.
6.7. Toegang: Indien en voor zover voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden nodig, staat de VvE de door de Beheerder met de uitvoering belaste personen toe in het Gebouw en ziet de VvE erop toe dat haar leden alle noodzakelijke medewerking verlenen. Indien voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden de toegang tot een privé-gedeelte nodig is, zal in overleg met de betrokken eigenaar en eventuele gebruiker een datum en tijdstip worden vastgesteld. Op verzoek dienen de door de Beheerder met de uitvoering belaste personen zich te kunnen legitimeren.
6.8. Overmacht: In geval van overmacht wordt de verbintenis van de Beheerder van rechtswege opgeschort voor de duur van de overmacht. Ziekte of ontstentenis van personeel of door de Beheerder in te schakelen derden en andere vormen van capaciteitsproblemen worden niet als overmacht aangemerkt.
Indien de overmacht langer dan twaalf weken voortduurt kan een der partijen de overeenkomst ontbinden, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder aanspraak op enige vorm van schadevergoeding.


7. Aansprakelijkheid
7.1. Klachten: Klachten over de door de Beheerder verrichte werkzaamheden dienen door de VvE zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen 15 dagen na ontdekking schriftelijk en/of elektronisch en gemotiveerd te worden gemeld aan de Beheerder. Doet de VvE dit niet binnen de termijn van 15 dagen, dan vervalt het recht voor de VvE om (herstel) werkzaamheden en/of schade van de Beheerder te vorderen. De Beheerder verplicht zich na ontvangst van de melding binnen 15 dagen inhoudelijk te reageren.
7.2. Klachten kunnen alleen in behandeling worden genomen wanneer zij tijdig zijn ingediend en volledige betaling binnen de door ons gestelde termijn heeft plaatsgevonden.
7.3. Indien de Beheerder toch enige klacht in behandeling neemt dan dienen deze inspanningen, tenzij anders overeengekomen, te worden aangemerkt als coulance, zonder aanvaarding van enige aansprakelijkheid. Indien blijkt dat enige klacht ten onrechte is geuit en de Beheerder in het kader daarvan werkzaamheden en/of diensten heeft verricht, dan heeft hij het recht om dit aan de VvE tegen de dan geldende uurtarieven in rekening te brengen.
7.4. Indien naar het oordeel van (het bestuur van) de VvE de Beheerder tekort is geschoten in de nakoming van zijn verplichtingen jegens de VvE, dient de VvE hem - schriftelijk en/of elektronisch - in ieder geval in de gelegenheid te stellen de tekortkoming binnen een redelijke termijn te herstellen en/of schade te beperken en/of schade op te heffen.
7.5. Alle vorderingsrechten en andere bevoegdheden jegens de Beheerder vervallen zes maanden na het moment waarop de VvE bekend werd of redelijkerwijs bekend kon zijn met het bestaan van deze rechten en bevoegdheden.
7.6. Uitsluiting van aansprakelijkheid: De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, indien de Beheerder ter zake van de uitvoering van de aan de Beheerder opgedragen werkzaamheden is uitgegaan van door het bestuur van de VvE verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens, tenzij aan de kant van de Beheerder sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid.
7.7. Beperking van aansprakelijkheid In alle gevallen is iedere aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval door de door de Beheerder gesloten beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico dat de Beheerder in dat geval draagt.
7.8. In gevallen waarin de beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat is de aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt tot het bedrag van het honorarium dat de Beheerder voor deze diensten in het kader van dat deel van de opdracht waarin de Beheerder tekort is geschoten, aan de VvE heeft gefactureerd, exclusief omzetbelasting. Bovendien geldt een verdere beperking van de hier bedoelde aansprakelijkheid tot maximaal het declaratiebedrag dat overeenkomt met ¼ van de jaarlijkse beheervergoeding dat de Beheerder in het voorafgaande jaar aan de VvE gefactureerd heeft te vermeerderen met de omzetbelasting daarover.
7.9. Onder de artikelen 7.7 en 7.8 is de aansprakelijkheid van de Beheerder beperkt. Deze beperkingen gelden niet als de Beheerder schade heeft veroorzaakt als gevolg van opzet of bewuste roekeloosheid.
7.10. Terzake de uitvoering van de opdracht is de Beheerder niet aansprakelijk voor schade uit hoofde van tekortkomingen, behoudens indien deze tekortkomingen het gevolg zijn van het niet in acht nemendoor de Beheerder van de zorgvuldigheid, deskundigheid en het vakmanschap waarop bij het verrichten van de diensten in het kader van de betrokken opdracht mag worden vertrouwd.
7.11. De Beheerder is niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van tekortkomingen van de bij de uitvoering van de opdracht ingeschakelde derden.
7.12. In het geval van administratieve vergissingen of gebreken aan de zijde van de Beheerder, is de Beheerder jegens de VvE verplicht en gerechtigd onmiddellijk na constatering zelf en op zijn kosten voor herstel daarvan zorg te dragen.
7.13. Aansprakelijkheid bestuurder: Mocht de Beheerder even zeer zijn aangesteld als bestuurder dan gelden, indien en voor zover niet anders overeengekomen, alle bepalingen van onderhavige algemene voorwaarden ook voor uitoefening van de taken als bestuurder, in die zin dat het gestelde onder 7.4 niet geldt indien de Bestuurder wist dat de door de VvE verstrekte gegevens onjuist en/of onvolledig waren.
7.14. Vrijwaring aansprakelijkheid: De VvE vrijwaart de Beheerder tegen alle aanspraken van derden, daaronder mede begrepen de individuele leden van de vereniging alsmede een orgaan/persoon welke namens de VvE (onbevoegd) rechtshandelingen verrichten, welke direct of indirect met de uitvoering
7.15. van de Beheerovereenkomst samenhangen. De VvE vrijwaart Beheerder in het bijzonder tegen vorderingen van derden wegens schade die veroorzaakt is doordat de VvE aan Beheerder onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, tenzij de VvE aantoont dat de schade geen verband houdt met verwijtbaar handelen of nalaten zijnerzijds, dan wel veroorzaakt is door opzet of bewuste roekeloosheid van Beheerder.
7.16. De VvE vrijwaart Beheerder tegen alle mogelijke aanspraken van derden, voor het geval Beheerder op grond van de wet en/of zijn beroepsregels gedwongen is de opdracht terug te geven en/of gedwongen wordt medewerking te verlenen aan overheidsinstanties, welke gerechtigd zijn gevraagd dan wel ongevraagd, informatie te ontvangen welke Beheerder in de uitoefening van de opdracht van de VvE of derden heeft ontvangen.
7.17. De door de beheerder en/of derden verrichte werkzaamheden en/of diensten worden uitsluitend ten behoeve en voor rekening en risico van de VvE verricht.


8. Prijzen en Betaling
8.1. De vergoeding voor de werkzaamheden als Beheerder omvat de werkzaamheden die in de Beheerovereenkomst (met eventueel bijbehorende bijlagen), de Algemene Voorwaarden en eventuele aanvullende overeenkomsten zijn omschreven. De overeengekomen honoraria zijn exclusief geldende btw, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
8.2. Onder de beheervergoeding vallen ook kantoorkosten (zoals porto- en printkosten en archiveringsmaterialen) en onkosten (reis- en parkeerkosten) die de Beheerder in verband met de uitvoering van haar diensten heeft betaald of gemaakt. Indien deze kosten hoger zijn dan gebruikelijk, wordt aanvullend offerte uitgebracht.
8.3. De Beheerder mag de jaarlijkse beheervergoeding (honorarium) verhogen wanneer tijdens de uitvoering van de werkzaamheden blijkt dat de oorspronkelijk overeengekomen dan wel verwachte hoeveelheid werk in zodanige mate onvoldoende werd ingeschat bij het sluiten van de overeenkomst, en zulks niet toerekenbaar is aan de Beheerder, dat in redelijkheid niet van de Beheerder mag worden verwacht de overeengekomen werkzaamheden te verrichten tegen het oorspronkelijk overeengekomen honorarium. De Beheerder zal de VvE in dat geval van het voornemen tot verhoging van het honorarium en/of tarief in kennis stellen. De Beheerder zal daarbij de omvang van en de datum waarop de verhoging zal ingaan vermelden.
8.4. De overeengekomen jaarlijkse beheervergoeding dient jaarlijks vooraf in één termijn te worden voldaan, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.
8.5. Alle overeen te komen werkzaamheden die niet onder de prijs als bedoeld in art. 8.1. vallen, zullen door de VvE apart aan de Beheerder worden opgedragen en door de Beheerder apart bij de VvE in rekening worden gebracht.
8.6. Aanneemsommen, materiaalkosten en alle direct aan de uitvoering van onderhoud verbonden kosten, evenals de begeleiding van schadeherstel, vallen buiten de beheervergoeding en komen rechtstreeks voor rekening van de VvE.
8.7. Alle prijzen van de dienstverlening van de Beheerder worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd. Als richtlijn wordt gehanteerd het consumentenprijsindexcijfer “alle huishoudens totaal” zoals vast te stellen door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS, 2015=100) peilmaand september.
8.8. De facturen van de Beheerder dienen uiterlijk binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan op een door de Beheerder aan te geven bankrekening.
8.9. Indien binnen de in artikel 8.8 bedoelde termijn geen (volledige) betaling plaatsvindt op de door de Beheerder aan te wijzen bankrekening, zal de Beheerder de VvE schriftelijk aanmanen om binnen 14
dagen alsnog volledig te betalen. Indien binnen die termijn geen volledige betaling plaatsvindt, is de VvE ter zake in verzuim.
8.10. Zodra de VvE in verzuim is, is de Beheerder bevoegd al zijn werkzaamheden voor de VVE met onmiddellijke ingang op te schorten. Van het opschorten van zijn werkzaamheden doet de Beheerder onmiddellijk schriftelijke en aangetekende mededeling aan het bestuur van de VvE onder opgave van de achterstallige bedragen.
8.11. Over de periode van haar verzuim is de VvE aan de Beheerder over het verschuldigde bedrag rente verschuldigd van 1% per maand of gedeelte van een maand.
8.12. Indien de VvE na te zijn aangemaand na de in de aanmaning gestelde termijn nog in gebreke blijft te betalen, is zij tevens buitengerechtelijke incassokosten aan de Beheerder verschuldigd, welke kosten
8.13. worden vastgesteld op 15% van de hoofdsom met een minimum van € 150,-- (te vermeerderen met btw), onverminderd het recht van de Beheerder om de werkelijke buitengerechtelijke kosten te vorderen indien die meer bedragen.
8.14. Alle betalingen strekken eerst in mindering op de verschuldigde kosten, vervolgens op de rente en vervolgens steeds op de oudste hoofdsom.


9. Beëindiging beheerovereenkomst
9.1. Voor beëindiging van de beheerovereenkomst is opzegging per aangetekende brief noodzakelijk. Opzegging dient te geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van tenminste zes kalendermaanden voor het einde van de in de beheersovereenkomst overeengekomen looptijd.
9.2. In geval van beëindiging van de Beheerovereenkomst, zal de VvE de beheerder een termijn gunnen van zes weken na het einde van de overeenkomst teneinde de administratie in zodanige staat te brengen dat zij eenvoudig kan worden overgedragen aan een daartoe door de VvE aan te wijzen derde of het Bestuur. Gedurende deze termijn blijft de VvE de overeengekomen beheervergoeding verschuldigd. Wanneer een kortere opzegtermijn is overeengekomen geldt die overeengekomen kortere termijn.
9.3. De beheerder is gehouden aan de overdracht van de gegevens aan de opvolgende beheerder of het Bestuur collegiaal zijn medewerking te verlenen.
9.4. In de VvE bij beëindiging de opzegtermijn zoals in de overeenkomst tussen partijen bepaald niet in acht neemt, is de VvE aan de Beheerder verschuldigd de gemaakte kosten en het honorarium tot het moment van beëindiging, vermeerderd met 50% van het honorarium dat de opdrachtgever tot het einde van de opzegtermijn verschuldigd zou zijn.
9.5. Beheerder is alsdan bevoegd de afgifte van de onder hem berustende bescheiden op te schorten totdat het uit hoofde van de tussen partijen gesloten overeenkomst door de VvE aan Beheerder verschuldigde bedrag integraal is voldaan.
9.6. Tot 3 maanden na het einde van de Beheerovereenkomst, stelt de Beheerder de VVE of een door de VvE aan te wijzen derde in de gelegenheid de (in gangbaar formaat waartoe onder meer pdf formaat te rekenen valt) elektronisch en/ of schriftelijk vastgelegde administratie in ontvangst te nemen.
9.7. Indien de VvE in gebreke blijft met het in ontvangst nemen van de boekhouding en de administratie biedt de Beheerder de boekhouding en de administratie bij aangetekende brief aan het Bestuur, bij het ontbreken van een Bestuur aan de Voorzitter van de Vergadering van Eigenaars en bij het ontbreken daarvan aan een der leden.
9.8. Indien de Beheerder vervolgens nog stukken voor de VvE ontvangt, hoeft de Beheerder niet voor afhandeling daarvan zorg te dragen. De Beheerder zal de ontvangen stukken doorzenden naar –a- de nieuwe Beheerder van de VvE dan wel –b- de VvE dan wel –c- retourneren aan de afzender onder vermelding van het feit dat zij niet meer als Beheerder optreedt. De Beheerder is niet aansprakelijk voor de gevolgen van deze handelwijze.


10. Slotbepalingen
10.1. Op alle overeenkomsten tussen de Beheerder en de VvE is het Nederlands recht van toepassing.
10.2. De Beheerder verplicht zich zorgvuldig om te gaan met de bij de uitoefening van zijn taak verkregen vertrouwelijke gegevens ter zake de VvE en de eigenaren.
10.3. De Beheerder is zich bewust van het feit dat de relatie met de VvE mede is gebaseerd op maatschappelijke aanvaardbaarheid en integriteit. De beheerder staat er dan ook voor in dat iedere tegenstrijdigheid tussen persoonlijke en zakelijke activiteiten worden vermeden. Wanneer de VvE van
mening is dat de naleving van dit artikel in het geding is of komt, zal de VvE de Beheerder daarvan direct op de hoogte stellen.
10.4. De Beheerder behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden eenzijdig te wijzigen, met inachtneming van de redelijke belangen van de VvE.
10.5. Het is de Beheerder toegestaan om reclame-uitingen aan te brengen indien planmatig onderhoud wordt uitgevoerd.
10.6. Geschillen tussen partijen, daaronder begrepen die welke slechts door één der partijen als zodanig worden beschouwd, zullen zoveel mogelijk door middel van goed overleg tot een oplossing worden gebracht.
10.7. Indien partijen niet tot een oplossing komen, zullen geschillen die voortvloeien uit de overeenkomst worden beslecht door de bevoegde rechter in de plaats waar de Beheerder kantoor houdt.
10.8. Indien een deel van de Beheerovereenkomst of van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar is, dan laat dit de geldigheid van het overige deel van de overeenkomst en voorwaarden onverlet. In plaats van het vernietigde of nietige deel geldt alsdan als overeengekomen hetgeen op wettelijke toelaatbare wijze het dichtst komt bij hetgeen partijen overeengekomen zouden zijn, indien zij de nietigheid of vernietigbaarheid gekend zouden hebben.



Deel B: AVG en SAMENWERKINGSOVEREENKOMST – aanvulling op algemene voorwaarden met betrekking tot de AVG van K&C Eigendom Management B.V.

1. Artikel 1 Wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG Artikel 26)
1.1. K&C en (het bestuur van) de VvE stellen samen het doel en de middelen vast voor de verwerking van persoonsgegevens van de eigenaren en gebruikers (de Betrokkene) van de VvE. K&C en het bestuur van de VvE zijn gezamenlijk Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Wet AVG (Artikel 26).
1.2. K&C en (het bestuur van) de VvE stellen in een Samenwerkingsovereenkomst, die onderdeel is van deel B van de Algemene voorwaarden, op transparante wijze hun respectievelijke verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de AVG vast. Met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de Betrokkene (AVG artikelen 13 t/m 22) en hun respectieve verplichtingen om de in de artikelen 13 en 14 bedoelde informatie te verstrekken.
1.3. Uit de samenwerkingsovereenkomst zal blijken welke rol K&C en het bestuur van de VvE respectievelijk vervullen ten aanzien van hun gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheden en wat hun respectieve verhouding tot de Betrokkene is.
1.4. De Betrokkene kan zijn rechten uit hoofde van de AVG met betrekking tot en jegens iedere verwerkingsverantwoordelijke uitoefenen.


2. Artikel 2 Samenwerkingsovereenkomst
2.1. Partijen / Ondergetekenden
A. Partij 1: de VvE. Alle VvE’s die per 25 mei 2018 middels een (beheer)overeenkomst diensten afnemen van de beheerder, hierna te noemen “VVE”
en
B. Partij 2: de beheerder K&C Eigendom Management B.V., gevestigd en kantoorhoudende te Nootdorp, Ambachtshof 36, in deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur de heer K.H. Kuipers, hierna te noemen: “Beheerder”.
2.2. Voorwaarden samenwerkingsovereenkomst
2.2.1. De Beheerder en de VvE zijn een beheerovereenkomst aangegaan, waarbij de Beheerder een professionele ondernemer is die diensten op het gebied van beheer aanbiedt aan de VvE en waarvoor de VvE een bepaalde vergoeding aan de Beheerder betaalt (hierna: “Beheerovereenkomst”);
2.2.2. De Beheerder zal in het kader van de Beheerovereenkomst handelen conform de norm van een redelijk handelend en redelijk vakbekwaam beheerder, waarbij de Beheerder tevens zo goed als mogelijk zich zal vergewissen van relevante wettelijke veranderingen;
2.2.3. In het kader van de relevante wettelijke veranderingen, wijst de Beheerder (bij deze) de VvE op het op 25 mei 2018 in werking treden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: “AVG”), en de Uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming (hierna: “Uitvoeringswet AVG”);
2.2.4. De Beheerder en de VVE willen hun rechten en plichten die over en weer voortvloeien uit de AVG en de Uitvoeringswet AVG – voor zover mogelijk – vastleggen middels deze Samenwerkingsovereenkomst (hierna: “Samenwerkingsovereenkomst”);
2.2.5. De Beheerder en (het bestuur van) de VVE stellen samen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vast, zodat zij gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zijn;
2.2.6. De Beheerder en de VvE willen middels de Samenwerkingsovereenkomst op transparante wijze hun respectieve verantwoordelijkheden voor de nakoming van de verplichtingen uit hoofde van de AVG willen vaststellen, met name met betrekking tot de uitoefening van de rechten van de Betrokkene en hun respectieve verplichtingen om de informatie te verstrekken zoals bedoeld in artikel 13 en 14 AVG, te meer nu daarover in de Uitvoeringswet AVG geen, althans onvoldoende regels zijn vastgelegd;
2.2.7. De Samenwerkingsovereenkomst regelt tevens welke rol de Beheerder en de VVE vervullen ten aanzien van hun gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheden en wat hun respectieve verhouding met de Betrokkene is;


3. Artikel 3. Definities
3.1. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de Betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;
3.2. Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés. Zoals het verzamelen, ordenen, structureren, vastleggen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, afschermen, wissen en vernietigen;
3.3. Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. (“Verantwoordelijke”)
3.4. Verwerker: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de Verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. (“Verwerker”)
3.5. Betrokkene: degene van wie de Persoonsgegevens worden verwerkt. Dit zijn de eigenaren en gebruikers van één of meer appartementsrecht(en) van de VvE. (“Betrokkene”)
3.6. Toestemming van de Betrokkene: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting of actieve handeling op basis waarvan de Betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling toestemming geeft hem betreffende persoonsgegevens te verwerken;
3.7. Pseudonimisering: het vervangen van identificerende gegevens door kunstmatige identificatoren; verwerken van persoonsgegevens op zodanige wijze dat de persoonsgegevens niet meer aan een specifieke Betrokkene kunnen worden gekoppeld zonder dat er aanvullende gegevens worden gebruikt.
3.8. Ontvanger: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, al dan niet een derde, aan wie/waaraan de persoonsgegevens worden verstrekt.
3.9. Derde: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de Betrokkene, noch de Verantwoordelijke, noch de Verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de Verantwoordelijke of de Verwerker, die gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.
3.10. Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens die volgens bepaalde criteria toegankelijk zijn, ongeacht of dit geheel gecentraliseerd of gedecentraliseerd is dan wel op functionele of geografische gronden is verspreid.
3.11. Inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens (“Datalek”)
3.12. Toezichthoudende autoriteit: een door een lidstaat ingevolge artikel 51 AVG ingestelde onafhankelijke overheidsinstantie (Autoriteit Persoonsgegevens).
3.13. Profilering: elke vorm van geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijk persoon worden geëvalueerd.
3.14. Beperken van de verwerking: het markeren van opgeslagen persoonsgegevens met als doel de verwerking ervan in de toekomst te beperken.
3.15. Onderneming: een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een economische activiteit uitoefent, ongeacht de rechtsvorm ervan, met inbegrip van maatschappen en persoonsvennootschappen of verenigingen die regelmatig een economische activiteit uitoefenen.


4. Artikel 4. Totstandkoming, duur, beëindiging en toepassing van de Samenwerkingsovereenkomst
4.1. De Samenwerkingsovereenkomst vloeit voort uit de Beheerovereenkomst die de Beheerder en de VvE met elkaar zijn aangegaan. De Samenwerkingsovereenkomst is onlosmakelijk verbonden met de Beheerovereenkomst en eventuele overige voorwaarden die in de Beheerovereenkomst van toepassing zijn verklaard.
4.2. De Samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd en kan niet zelfstandig worden opgezegd.
4.3. De Samenwerkingsovereenkomst eindigt zodra de Beheerder - na beëindiging van de Beheerovereenkomst - de Persoonsgegevens aan de VvE heeft verstrekt overeenkomstig artikel 11 van de Samenwerkingsovereenkomst.
4.4. Zowel tijdens de looptijd als na beëindiging van de Beheerovereenkomst blijft de VvE onverminderd verplicht om op eerste verzoek van de Beheerder volledige medewerking te verlenen die nodig is om als Beheerder aan de AVG en de Uitvoeringswet AVG te kunnen (blijven) voldoen.
4.5. De Beheerder en de VvE zullen de lopende verplichtingen ten aanzien van Persoonsgegevens blijven nakomen, indien daarvan na beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst nog sprake is.
4.6. De Samenwerkingsovereenkomst is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de Beheerovereenkomst.


5. Artikel 5. Rolverdeling en taken
5.1. De Beheerder en de VvE dragen er beide zorg voor dat Persoonsgegevens ten aanzien van de Betrokkene op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze worden verwerkt.
5.2. In het Verwerkingsregister is bepaald welke Persoonsgegevens door de Beheerder worden verwerkt, voor welke doeleinden die Verwerking is bestemd en wie waarvoor verantwoordelijk is.
5.3. De VvE staat in directe verhouding tot de Betrokkene, aangezien de Betrokkene - in beginsel - uitsluitend eigenaars of gebruikers zijn van appartementsrechten binnen de VvE.
5.4. De Beheerder staat (via de VvE) in een indirecte verhouding tot de Betrokkene, op grond van de Beheerovereenkomst die de VvE op basis van een besluit van de vergadering van eigenaars met de Beheerder is aangegaan.
5.5. De VvE is verantwoordelijk ten aanzien van de door de Beheerder uit te voeren Verwerking(en) in opdracht van de VvE.
5.6. De Beheerder en de VvE zijn ieder afzonderlijk van elkaar gehouden de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens na te leven en overeenkomstig te handelen.
5.7. De Beheerder stelt met instemming van de VvE, de middelen van verwerking vast, zodat de VvE zeggenschap houdt over de middelen van de verwerking.
5.8. Het is de Beheerder en de VvE niet toegestaan zonder instemming van de ander, een persoon of een Onderneming opdracht te verstrekken voor het verwerken van Persoonsgegevens.
5.9. Wanneer de Beheerder en/of de VvE een verzoek ontvangt van een Betrokkene aangaande het uitoefenen van zijn rechten, zullen de Beheerder en de VvE voor dat deel waarvoor zij verantwoordelijk zijn, ervoor zorgen dat de Betrokkene zijn rechten die voortvloeien uit de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens effectief kan uitoefenen.


6. Artikel 6. Verkrijgen en gebruiken persoonsgegevens
6.1. De Beheerder en de VvE dienen passende maatregelen te nemen zodat de Betrokkene de informatie en communicatie in verband met de Verwerking in een beknopte, transparante, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijk en eenvoudige taal ontvangt.
6.2. Indien de VvE Persoonsgegevens verstrekt aan de Beheerder is De VvE verantwoordelijk voor de juistheid van de Persoonsgegevens die zij aan de Beheerder verstrekt.
6.3. De Beheerder en de VvE zullen ieder voor dat deel waarvoor zij verantwoordelijk zijn, de Betrokkene waarvan de Persoonsgegevens afkomstig zijn, correct moeten informeren.
6.4. Als de Persoonsgegevens bij de Betrokkene worden verzameld, dient aan de Betrokkene op het moment van verzamelen van de Persoonsgegevens reeds de volgende informatie te worden verstrekt, te weten:
6.5. identiteit en contactgegevens van de Beheerder/de VvE;
6.5.1. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en de rechtsgrond voor de Verwerking;
6.5.2. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de gerechtvaardigde belangen van de Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van de VvE) betreft, de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
6.5.3. indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
6.5.4. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de Persoonsgegevens;
voor welke periode de Persoonsgegevens worden opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
6.5.5. dat de Betrokkene recht heeft de Beheerder of de VvE te verzoeken om inzage van, rectificatie of verwijdering van Persoonsgegevens of beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
6.5.6. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
6.5.7. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
6.5.8. dat de verstrekking van Persoonsgegevens is gebaseerd op de Beheerovereenkomst, tenzij de verstrekking is gebaseerd op een wettelijke verplichting, waarbij die wettelijke verplichting alsdan moet worden vermeld;
6.5.9. of de Betrokkene verplicht is de Persoonsgegevens te verstrekken en wat de mogelijke gevolgen zijn als hij dat niet doet.
6.6. Als de Persoonsgegevens niet van de Betrokkene zijn verkregen, dan dient alsnog de volgende informatie aan de Betrokkene te worden verschaft, te weten:
6.6.1. Identiteit en contactgegevens van de Beheerder/de VvE;
6.6.2. het doel waarvoor de Persoonsgegevens zijn bestemd en de rechtsgrond voor de Verwerking;
6.6.3. de betrokken categorieën van Persoonsgegevens;
6.6.4. indien van toepassing, de ontvangers of categorieën van ontvangers van de Persoonsgegevens;
6.6.5. indien van toepassing, de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming;
6.6.6. voor welke periode de Persoonsgegevens worden opgeslagen, dan wel welke criteria daarvoor worden gehanteerd;
6.6.7. als de rechtsgrond voor de Verwerking, de gerechtvaardigde belangen van de Beheerder, de VvE of een Derde (zoals een lid van de VvE) betreft, de onderbouwing van die gerechtvaardigde belangen;
6.6.8. dat de Betrokkene recht heeft de Beheerder of de VvE te verzoeken om inzage van, rectificatie of verwijdering van Persoonsgegevens of beperking van de Verwerking, alsmede het recht tegen de Verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
6.6.9. indien voor de Verwerking toestemming is verleend door de Betrokkene, hij het recht heeft de toestemming op elk moment in te trekken;
6.6.10. de Betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;
6.6.11. de bron waar de Beheerder of de VvE de Persoonsgegevens van heeft verkregen.
6.7. Indien artikel 6.5 van de Samenwerkingsovereenkomst van toepassing is, dan dient de informatie zoals daarin beschreven, aan de Betrokkene te worden verstrekt:
6.7.1. uiterlijk binnen één maand na de verkrijging van de Persoonsgegevens, of zoveel eerder als mogelijk; of
6.7.2. uiterlijk op het eerste moment van contact met de Betrokkene, ingeval de Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt; of
6.7.3. uiterlijk op het moment waarop de Persoonsgegevens voor het eerst aan een andere ontvanger worden verstrekt, ingeval de Persoonsgegevens daarvoor worden gebruikt.
6.8. De Beheerder en de VvE behoeven niet aan de informatieverstrekking zoals bepaald in artikel 6.4 en 6.5 van de Samenwerkingsovereenkomst te voldoen, als de Betrokkene reeds over die informatie beschikt.
6.9. Indien de Beheerder of de VvE voornemens is Persoonsgegevens te gebruiken voor een ander doel dan waarvoor die zijn verkregen, dan moet partij die dat wenst, de Betrokkene informeren over dat doel, met inachtneming van hetgeen in artikel 6.4 en 6.5 van de Samenwerkingsovereenkomst is bepaald.
6.10. Persoonsgegevens worden - met instemming van de VvE - opgenomen in digitale en analoge gegevensbestanden. Deze gegevens worden alleen gebruikt voor de uitvoering van de Beheerovereenkomst.


7. Artikel 7. Datalekken
7.1. Indien bij de Beheerder, dan wel bij een Verwerker die in opdracht van de Beheerder werkt, of de VvE een datalek heeft plaatsgevonden waarbij het waarschijnlijk is dat de inbreuk in verband met persoonsgegevens een (hoog) risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen,
dient de partij waarbij het datalek heeft plaatsgevonden dit binnen 24 uur bij de ander te melden, alsook binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens via haar meldloket.
7.2. Als niet duidelijk is of het datalek bij de Beheerder dan wel bij de VvE heeft plaatsgevonden, dan maakt degene onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen melding van het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7.3. De Beheerder en de VvE verlenen elkaar alle informatie en medewerking die is vereist indien sprake is van een datalek en houden elkaar volledig op de hoogte over de voortgang na de melding van het datalek.
7.4. De kosten om het Datalek op te (laten) lossen komen voor de partij waar het datalek heeft plaatsgevonden, dan wel indien daarover onduidelijkheid bestaat, voor de partij onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.


8. Artikel 8. Procedure rechten Betrokkene
8.1. Indien een Betrokkene een verzoek wil indienen aangaande de uitoefening van één of meerdere van zijn rechten op basis van de AVG, de uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, dient dit verzoek te worden gericht aan de VvE.
8.2. De VvE zendt dit verzoek binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen 14 dagen door aan de Beheerder, waarna de Beheerder met de VvE in overleg treedt over de wijze waarop dat verzoek zal worden afgehandeld.
8.3. Indien de Beheerder en de VvE het niet eens zijn over de afhandeling van een verzoek, dan bepaalt degene onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.


9. Artikel 9. Kosten
9.1. De Beheerder is gerechtigd een redelijke vergoeding van de VvE te vorderen aangaande werkzaamheden die de Beheerder dient te verrichten in het kader van de Samenwerkingsovereenkomst, terwijl die werkzaamheden geen onderdeel uitmaken van de taken waarvoor de VvE aan de Beheerder een beheervergoeding betaalt op basis van de Beheerovereenkomst.
9.2. Voor zover kosten worden gemaakt voor het oplossen van schendingen van de AVG, de uitvoeringswet AVG, dan wel overige wet- en regelgeving, dan zijn de daarmee verband houdende kosten voor de partij onder wiens verantwoording de betreffende Persoonsgegevens vallen.


10. Artikel 10. Aansprakelijkheid
10.1. De Beheerder en de VvE verklaren dat zij zich bij het verrichten van werkzaamheden waarbij sprake is van Verwerking van Persoonsgegevens, althans waarop de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, zullen conformeren aan deze regeling.
10.2. Indien de Beheerder of de VvE in strijd met het in dit artikel bedoelde gebod handelt, zal zij de ander vrijwaren voor alle eventuele boetes en/of andere sancties die worden opgelegd door een daartoe bevoegd orgaan in verband met enige vermeende of geconstateerde overtreding van de andere partij van de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens, alsmede voor schade die een direct dan wel indirect gevolg hiervan is.


11. Artikel 11. Teruggave persoonsgegevens na beëindiging Beheerovereenkomst
11.1. Ingeval van beëindiging van de Beheerovereenkomst en daarmee ook beëindiging van de Samenwerkingsovereenkomst, zal de Beheerder binnen een termijn van 6 weken na het einde van de Beheerovereenkomst de haar ter beschikking gestelde Persoonsgegevens in zodanige staat brengen dat deze eenvoudig kunnen worden overgedragen aan het bestuur van de VvE, dan wel, in opdracht van het bestuur van de VvE, een andere VvE-beheerder ongeacht de reden van beëindiging.
11.2. Ingeval de Beheerder zelf is aangewezen als bestuur van de VvE, dan wel ingeval een bestuur ontbreekt, is de Beheerder gerechtigd de Persoonsgegevens onder zich te houden tot het moment dat de VvE een (nieuw) bestuur heeft benoemd, waarna de Persoonsgegevens alsnog binnen de termijn zoals beschreven in artikel 11.1 van de Samenwerkingsovereenkomst aan het (nieuwe) bestuur zal worden verstrekt.
11.3. Ingeval artikel 11.2 van de Samenwerkingsovereenkomst van toepassing is en de VvE niet binnen 6 maanden na beëindiging van de Beheerovereenkomst een (nieuw) bestuur heeft benoemd, is de Beheerder gerechtigd de door haar daadwerkelijk gemaakte kosten van de VvE te vorderen aangaande werkzaamheden die de Beheerder dient te verrichten voor het bewaren van de Persoonsgegevens en het blijven voldoen aan de AVG, de Uitvoeringswet AVG en overige wet- en regelgeving betreffende de Verwerking van Persoonsgegevens.
11.4. De Samenwerkingsovereenkomst eindigt op het moment dat de Beheerder de Persoonsgegevens aan het (nieuwe) bestuur heeft verstrekt.


12. Artikel 12. Bewaartermijn en vernietiging Persoonsgegevens
12.1. De Beheerder zal de Persoonsgegevens vernietigen nadat deze zijn verstrekt aan het bestuur van de VvE, dan wel indien de wettelijke bewaartermijn is verstreken, dan wel indien de Beheerder in redelijkheid kan oordelen dat het bewaren van de gegevens geen wezenlijk doel meer rechtvaardigt.


13. Artikel 13. Toepasselijk recht
13.1. Op de Samenwerkingsovereenkomst tussen de Beheerder en de VvE is Nederlands recht van toepassing.


14. Artikel 14. Wijzigingen en/of aanpassen Samenwerkingsovereenkomst
14.1. De Beheerder behoudt zich het recht voor de Samenwerkingsovereenkomst aan te vullen en te wijzigen; die zal na kennisgeving de VvE binden, tenzij de nieuwe Samenwerkingsovereenkomst binnen 30 dagen na toezending aan de VvE schriftelijk wordt verworpen, waarbij het recht op verwerpen niet bestaat indien de wijziging een gevolg is van een nieuwe regel of wet van overheidswege.


15. Artikel 15. Ontbindende voorwaarde
15.1. Indien ten tijde van het ondertekenen van de Samenwerkingsovereenkomst door het bestuur van de VvE, nog geen besluit is genomen door de vergadering van eigenaars waarin het bestuur wordt gemachtigd om namens de VvE de Samenwerkingsovereenkomst met de Beheerder aan te gaan, dan geldt dat de Samenwerkingsovereenkomst wordt aangegaan onder de ontbindende voorwaarden dat de vergadering van eigenaars het bestuur niet (alsnog) machtigt de Samenwerkingsovereenkomst aan te gaan met de Beheerder.
15.2. Als de vergadering van eigenaars besluit om het bestuur niet te machtigen namens de VvE de Samenwerkingsovereenkomst aan te gaan met de Beheerder, dan kan het bestuur een beroep doen op de ontbinding van de Samenwerkingsovereenkomst, waarbij de ontbindingsverklaring aan de Beheerder schriftelijk dient te geschieden.

16. Artikel 16. Inschakelen Verwerker
16.1. De Beheerder kan een Verwerker inschakelen voor het verwerken van persoonsgegevens namens de Beheerder. De identiteit van de Verwerker zal aan de VvE bekendgemaakt worden.
16.2. Op het moment dat de Beheerder een Verwerker inschakelt om ten behoeve van de Beheerder en de VvE verwerkingsactiviteiten te verrichten, worden aan de Verwerker bij een separate Verwerkersovereenkomst, dan wel door middel van algemene voorwaarden, verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd die voor een Verwerker zullen gelden.


17. Artikel 17. Slotbepaling
17.1. Voor zover (een) bepaling(en) in de Samenwerkingsovereenkomst in rechte word(t)(en) vernietigd, dan wel nietig word(t)(en) verklaard, dan wel anderszins niet als rechtsgeldig wordt beoordeeld, laat dit de overige bepalingen in de Samenwerkingsovereenkomst onverlet en blijven de in stand gelaten bepalingen dus onverminderd gelden.